Comunicazione Tecnologica

Pensare di ricorrere alla comunicazione solo nei momenti di cambiamento o nei momenti di crisi, è un errore. La comunicazione è essenziale e utile per diversi motivi: tramite azioni che diffondano all’interno dello staff gli obiettivi aziendali, si può migliorare la produzione di beni e servizi verso l’esterno. Ma non solo.

Elementi base della comunicazione Iniziative che rendano note le scelte aziendali, che chiariscano le procedure operative, che tolgano tempi morti nei processi comunicativi e decisionali, hanno come effetto la diminuzione di incomprensioni e contrasti, in un’ottica di miglioramento del clima sociale e di sviluppo del senso di appartenenza, ma soprattutto possono avere come conseguenza l’inattesa, come la rivalutazione o la scoperta di risorse già presenti.

Senza dilungarci in un’analisi dettagliata, quando si vuole mettere in atto un piano di comunicazione è indispensabile analizzare alcuni elementi di base.

A chi si rivolge la comunicazione interna?
Un tempo era facile rispondere alla domanda: ai dipendenti. Ora che viviamo nell’era del lavoro flessibile, le persone che lavorano spesso sono fisicamente in città e magari nazioni distanti, partendo da questo presupposto sorge spontanea la domanda: È giusto comunicare anche a loro obiettivi, andamento, successi?

Oltre alle finalità, come la condivisione mission, miglioramento del clima aziendale, diffusione nuovi valori. La comunicazione interna può avere obiettivi più concreti e misurabili. Scopi che possono andare dalla semplice informazione di base, come le comunicazioni di servizio e divulgativi standardizzati, fino ad arrivare a quelli più operativi e formativi. Per ogni singola azione vanno previsti tempi di realizzazione e scadenze. Sia per la realizzazione che per la diffusione.

Strumenti
Alla base del mio pensiero c’è un antico detto cinese, “Se sai mantenere vecchie conoscenze, aggiungendo nuove sapienze, puoi essere considerato saggio”.

Cosa centrano le conoscenze con gli strumenti?
Presto detto, se in un’azienda esistono già strumenti tradizionali di comunicazione, è bene non abbandonarli ma integrarli ai nuovi, quindi vanno bene tutti gli strumenti del tipo giornalini, bacheche, ecc. meglio se trasportate o rese disponibili anche in versione digitale.

Quando esce il giornalino la notizia può essere già vecchia. Ma è anche uno degli strumenti più fisicamente percepiti dalle persone. Farne una versione online può avere l’indiscutibile vantaggio di essere più rapido nell’aggiornamento, ma può sminuire la sua forza “fisica”. Tuttavia permette l’interazione di chi legge, cosa non possibile con la versione cartacea.

Mentre, la stessa logica non può essere applicata alle bacheche, questo perché è il regno dell’anarchia: si attacca di tutto, ma nel qual tempo è percepito come uno dei pochi luoghi dove la comunicazione parte dal basso. Può essere strategico la sua trasposizione o ancor meglio l’integrazione nell’online. Sarebbe da ripensare in un’ottica aggregativa per reperire informazioni, risposte, definizioni, ma anche un luogo interattivo per partecipare con il proprio know-how alla costruzione del sapere.

Come usare lo strumento del linguaggio?
Il linguaggio nei contatti può essere diverso. Spesso all’interno di un’impresa esistono procedure, documenti ed espressioni condivise, è importante valutare questi aspetti e decidere se usare un tono formale o informale, se parlare a tutti indistintamente o usare linguaggi diversi su strumenti diversi, se è vero che la comunicazione tramite i nuovi strumenti è più facile, ci sarà comunque uno zoccolo duro che avrà scarsa attitudine alle nuove tecnologie e di resistenza psicologica alle novità. E’ bene prevedere un percorso formativo in questo senso.

Primo passo verso i nuovi strumenti
Una volta la comunicazione interna era una rivista patinata, redatta con un linguaggio artificioso da un gruppo redazionale, che si faceva portavoce delle informazioni sia dall’alto che dal basso. Un prodotto che tutti inevitabilmente cestinavano.

Oggi la tecnologia permette strumenti di comunicazione più rapidi, immediati, fruibili, ed è più facile la partecipazione delle persone, che possono diventare produttori di contenuti. La tecnologia web 2.0 ha una più alta capacità comunicativa, ed ecco che in quest’ottica chi in passato doveva produrre e coordinare l’informazione, adesso la deve moderare, inteso come la moderazione di un forum: non censurare ma coinvolgere, spingere, far partecipare, rispondere, placare, insomma guidare senza manipolazione ma razionalizzare la fruizione delle informazioni.

E’ essenziale che il coinvolgimento sia tanto dai gruppi esistenti, quanto dagli ultimi arrivati. Ma non si può pretendere che alcuni parlino e producono per tutti, va bene il magma ma alla fine bisogna anche convogliare le energie, in una visione collettiva.

Nel momento in cui le singole persone capiscono di poter indirizzare in uno strumento condiviso i propri pensieri ed emozioni, la cosa non può che avere successo, a patto che i vertici riescano a trattenere la volontà di controllo e ri-adattamento dell’informazione: quando tutti si rendono conto che la comunicazione non è pilotata dall’alto, ma raccontata da tutti, partecipano con entusiasmo.

Una volta messa in atto questo nuovo strumento, la comunicazione può provocare effetti a catena. Se il gruppo capisce che c’è un luogo per porre questioni, per chiedere o dire quello che prima non si poteva, si aspetterà risposte, ed è proprio questo il primo passo da fare per una corretta comunicazione.

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